Annexe : Compliance au sein du groupe Henkel - Système de lanceurs d’alerte et de protection

Les objectifs de cette Politique française sont les suivants : ‏(i) indiquer clairement que la connaissance d'une mauvaise conduite potentielle ou connue impliquant ou mettant en cause une société du groupe Henkel implantée en France doit être rapidement signalée et ‏(ii) expliquer quand une personne qui fait un rapport dans le cadre de cette Politique française ‏(l’« Auteur du signalement ») peut bénéficier de la protection des lanceurs d’alerte garantie par la réglementation française sur les signalements.

Chaque société du groupe Henkel implantée en France a désigné une personne chargée de recevoir et de traiter les préoccupations/rapports, et qui sera responsable du maintien de la confidentialité de la procédure de signalement et de toute enquête ultérieure, ainsi que de la communication avec l’Auteur du signalement. Les coordonnées de cette personne sont les suivantes:

Qu'est-ce que le signalement et qu'est-ce qui peut être signalé?

La réglementation française en matière de signalement protège les « lanceurs d'alerte » qui sont définis comme une personne « qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la législation ou du règlement [de la France] ».

Les signalements relatifs à des questions couvertes par le secret médical, le secret professionnel, les enquêtes judiciaires ou la sécurité nationale ne peuvent pas être traités comme des signalements au titre de la réglementation française sur les signalements.

L’Auteur du signalement sera informé des raisons pour lesquelles son rapport ne peut être traité dans le cadre du système de signalements de Henkel dans un délai raisonnable. Si l’Auteur du signalement souhaite soulever un problème qui n'entre pas dans le cadre du système de signalements, elle peut le faire en s'adressant à ses supérieurs, aux RH ou aux services juridiques/Compliance.

Conditions pour bénéficier d'une protection au titre de la réglementation française sur les signalements.

La réglementation française en matière de signalements prévoit que tout Auteur du signalement peut bénéficier de la protection de la présente Politique française à condition qu'elle ait signalé la ou les préoccupations :

• sans compensation financière directe ;
• de bonne foi, en ayant des motifs raisonnables de croire que la ou les préoccupations signalées étaient vraies au moment du signalement ; et que cette ou ces préoccupations entraient dans le champ d'application de la réglementation française en matière de signalement (comme indiqué aux sections ci-dessus « Qu'est-ce que le signalement et qu'est-ce qui peut être signalé » et ci-dessous « Qui peut faire un signalement ») ;
• soit en interne, soit en externe, ou a fait une divulgation publique conformément aux dispositions mises en œuvre par la réglementation française en matière d'alerte professionnelle.

Qui peut faire un signalement. 

Les personnes suivantes sont autorisées à faire un rapport interne dans le cadre du système de signalements : 

• Les employés, les anciens employés lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de la relation de travail et les candidats à un emploi dans les sociétés du groupe Henkel implantées en France lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre du processus de recrutement ;
• Les actionnaires, associés et détenteurs de droits de vote de la société du groupe Henkel concernée en France ;
• Les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de la société du groupe Henkel concernée en France ; 
• Les consultants externes ;
• Les contractants, leurs sous-traitants et les membres des organes d'administration, de gestion ou de surveillance des contractants et des sous-traitants, ainsi que les membres de leur personnel.

Cette Politique française n'est pas limitée aux préoccupations dont les Auteurs du signalement ont connaissance dans un contexte professionnel. Toutefois, lorsque l'information n'a pas été obtenue dans le cadre des activités professionnelles de l’Auteur du signalement, celui-ci doit en avoir eu personnellement connaissance.

En outre, la loi française protège également les personnes suivantes contre les représailles :

• Toute personne physique ou morale de droit privé à but non lucratif ‏(par exemple, syndicats, associations) qui aide l’Auteur du signalement à faire son rapport ;
• Toute personne liée à l’Auteur du signalement et susceptible de subir des représailles dans un contexte professionnel ; et 
• Toute entité juridique contrôlée par l’Auteur du signalement ou pour laquelle il travaille ou avec laquelle il est lié dans le cadre de son travail.

Canal de signalement local.

Les dispositions suivantes complètent la section « Où soumettre un rapport. Multiples canaux de signalement chez Henkel » de la Politique principale.

Dans le cadre de cette politique française, les Auteurs du signalement peuvent signaler une faute potentielle au responsable local de la Compliance ‏(voir ci-dessus les coordonnées des personnes à contacter).

Les Auteurs du signalement peuvent également demander une réunion en personne pour signaler une faute potentielle, qui sera organisée par le responsable local de la Compliance dans les 20 jours calendaires suivant la réception de la demande.

Si le rapport est recueilli au cours d'une réunion en personne ou d'une vidéoconférence, il sera nécessaire, avec le consentement de l’Auteur du signalement, soit ‏(i) d'enregistrer la conversation sur un support durable et récupérable, soit ‏(ii) de rédiger un procès-verbal précis de la conversation. L’Auteur du signalement doit avoir la possibilité de vérifier, de rectifier et d'approuver la retranscription de la conversation ou le procès-verbal ‏(selon le cas) en y apposant sa signature.  Les enregistrements, retranscriptions et procès-verbaux ne peuvent être conservés que pour la durée strictement nécessaire et proportionnée au traitement de la préoccupation et à la protection des Auteurs du signalement, des personnes auxquelles elles se réfèrent et des tiers qu'elles mentionnent. Toutefois, la conservation des rapports peut être prolongée pour tenir compte d'une éventuelle enquête complémentaire et les données relatives aux rapports peuvent être conservées plus longtemps que nécessaire, à condition que les personnes physiques concernées ne soient ni identifiées ni identifiables.

Nonobstant ce qui précède, Henkel reconnaît pleinement qu'en France, les Auteurs du signalement peuvent s'adresser directement aux autorités publiques à des fins de déclaration. La liste consolidée des autorités ou agences compétentes est disponible en ligne 

(Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022, Annexe: https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046357368).

Anonymat

Bien que les Auteurs du signalement puissent également signaler leur‏(s) préoccupation‏(s) de manière anonyme, cela n'est pas encouragé car cela peut limiter la capacité de Henkel à reconnaître et, si nécessaire, à clarifier leur‏(s) préoccupation‏(s), et à fournir un retour d'information. Les rapports anonymes ne seront traités que comme des problèmes potentiels à signaler et feront l'objet d'une enquête qu’à titre exceptionnel. La confidentialité est toujours protégée, y compris lorsque les Auteurs de signalement n'ont pas donné leur nom, et s'étend à d'autres informations permettant de déduire directement ou indirectement l’identité des Auteurs de signalement ainsi que des autres personnes impliquées.